La Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP) culminó con el proyecto de digitalización de expedientes físicos del Registro de Proveedores del Estado (RPE) como parte del proceso de transformación digital que lleva a cabo la institución encaminado a elevar la transparencia, eficiencia y mejora del sistema.
Durante el proyecto llevado a cabo por la División de Archivo y Correspondencia se digitalizó un total de 44,579 expedientes que formaban parte del archivo histórico, desde el año 2005 hasta 2015, lo que permitirá reducir el tiempo de búsqueda y localización de información, así como los tiempos de respuesta a la ciudadanía.
Mediante una nota de prensa, el director general de Contrataciones Públicas, Carlos Pimentel, explicó que la iniciativa también abarcó la organización, clasificación y ordenación de los fondos documentales del archivo institucional que albergaba toda la gestión administrativa desde el año 1939 hasta el 2012, acorde a las disposiciones establecidas en la Ley General de Archivos de la República número 481-08.
“Esta era una asignatura pendiente desde que asumimos la gestión y que completamos con mucha satisfacción al cierre de este año. Hemos dado un paso importante en el marco de la visión de transformación digital que tenemos lo que va a ayudar a gestionar eficientemente la información, reducir los tiempos de búsqueda y localización de expedientes y obviamente con la preservación del medio ambiente al reducir el uso de papel”.
La cantidad estimada de documentos digitalizados corresponden a un volumen estimado de 701 cajas tipo gavetas, con aproximadamente 800,000 páginas. Esto conllevó la digitalización masiva de 128,486 expedientes, equivalentes a 1,798,804 páginas aproximadamente.
Además de aportar a la agilidad operativa, la implementación del sistema institucional de archivo también contribuye a la estrategia de reducción de papel, como parte del compromiso institucional con el cuidado y preservación del medio ambiente.
En ese sentido, es importante destacar que durante todo el desarrollo del proceso se recolectaron y reciclaron 15,158 kilos de papel, cartón y plásticos que fueron entregados a la red para la recolección de reciclables Vecino Verde.
